Werken met apps en tools: een beginnersgids

Communiceren met je team

Voor communicatie binnen een groep vrijwilligers zijn er handige alternatieven voor eindeloze e-mailketens:

• WhatsApp — de meest gebruikte app in Nederland. Groepsgesprekken werken goed voor kleine teams. Nadeel: berichten stromen snel voorbij en zijn moeilijk terug te vinden.
• Signal — vergelijkbaar met WhatsApp, maar privacyvriendelijker. Goed als je met gevoelige informatie werkt.
• Slack of Teams — meer geschikt voor grotere organisaties. Je kunt aparte kanalen aanmaken per onderwerp of team, wat de overzichtelijkheid verbetert.
• Er zijn nog meer alternatieven. Vraag ook eens in je omgeving hoe zij dat doen.

Kies één kanaal en communiceer daar consequent via. Meerdere kanalen naast elkaar werkt verwarrend.

Documenten delen en samenwerken

Stuur je nog Word-bestanden heen en weer via e-mail? Dat kan makkelijker.

• Google Drive — gratis opslagruimte voor documenten, spreadsheets en presentaties. Meerdere mensen kunnen tegelijk in hetzelfde document werken.
• Microsoft OneDrive — vergelijkbaar met Google Drive, maar gekoppeld aan Microsoft Office.
• Dropbox — goede optie als je grote bestanden wilt delen.
• Er zijn verder genoeg alternatieven. Vraag ook eens in je omgeving.

Al deze diensten werken via een account. Je hebt een e-mailadres nodig om je aan te melden.

Planning en taken bijhouden

Wie doet wat en wanneer? Dat bijhouden via e-mail of in je hoofd werkt niet lang.

• Trello — een eenvoudig overzichtsbord met kaartjes per taak. Goed voor kleine teams zonder veel technische kennis.
• Google Taken of Microsoft To Do — simpele takenlijsten die je kunt delen.
• Een gedeelde agenda via Google of Outlook — handig voor het plannen van activiteiten en vergaderingen.
• Ook hier geldt dat er vele opties zijn. Vraag ook eens om je heen.

Formulieren en aanmeldingen

Wil je mensen laten aanmelden voor een activiteit of een enquête uitzetten?

• Google Formulieren — gratis en eenvoudig te maken. Reacties komen automatisch in een spreadsheet.
• Typeform — aantrekkelijkere formulieren, maar met beperkingen in de gratis versie.

Begin met één tool

De valkuil is te veel tegelijk proberen. Begin met één tool die een concreet probleem oplost. Werkt dat goed? Dan pas kijk je of er nog iets bij kan.

Volgende stap

Wil je meer weten over online vergaderen of veilig gebruik van digitale tools? Lees de andere artikelen in dit thema.